Belajar dari Negeri Singa: Manajemen dan Pengembangan PNS di Singapura

Singapura merupakan sebuah negara kecil yang luasnya hanya 707,1 kilometer persegi (hampir sama dengan luas P. Samosir di Danau Toba), namun memiliki keunggulan yang sangat fantastis.  Singapura menjadi kota perdagangan terpenting dan menjadi pusat perdagangan di Asia Tenggara.  Negara dengan wilayah yang sangat kecil ini telah berhasil menjadi salah satu negara dengan pertumbuhan perekonomian tercepat. Bahkan PDB perkapitanya merupakan yang tertinggi kelima di dunia mengalahkan negara-negara lain yang lebih luas dan lebih kaya sumber daya alam.

Singapura hanya memiliki 1 maskapai penerbagangan (Singapore Airlines)  dan menjadi the best airlines in the world. Singapura hanya memiliki 1 bandara (Changi International Airport) dan menjadi the best airport in the world. 

Keberhasilan Singapura dalam menciptakan pelayanan publik kelas dunia yang sangat efektif, responsive, dan berpandangan ke depan tentu tidak terlepas dari peran pemerintah Singapura sebagai penyelenggara pelayanan publik. Tulisan pendek ini akan mengulas sekelumit tentang Manajemen SDM yang ada di balik Singapore First Class Public Service, barangkali bisa menjadi sumber inspirasi bagi kita dalam mengelola SDM PNS di negeri ini, khususnya SDM Kementerian Keuangan.

Pelayanan Publik di Singapura diselenggarakan oleh kementerian dan statutory board (ada 15 kementerian dan 63 statutory board). Statutory board merupakan lembaga pemerintah yang diberi otonomi untuk melaksanakan fungsi operasional dan bersifat self funding). Misi utama dari pelayanan publik negara Singapura adalah  membangun masa depan dan mewujudkann visi warga Singapura, yaitu memberikan pelayanan publik kelas  dunia (developing first class public service).  Agar dapat memberikan pelayanan publik kelas satu, maka harus dimiliki sistem manajemen yang bagus untuk menghasilkan SDM berkualitas dan memaksimalkan sumber daya yang dimiliki. Karena miskin akan sumber daya alam, maka Sumber Daya Manusi (SDM) merupakan salah satu sumber kekuatan kompetitif bagi Singapura untuk bersaing dengan negara-negara lainnya di Asia Tenggara.

Human Resource Framework dalam Singapore Public Service

Pada dasarnya terdapat dua lembaga yang mengatur tentang manajemen pegawai negeri di Singapura, yaitu Public Service Commission (PSC) dan Civil Service College (CSC). Public Service Commission merupakan lembaga independen yang didirikan 1 Januari 1951 untuk menjaga integritas, ketidakberpihakan, dan meritokrasi pegawai negeri. PSC terdiri dari seorang Ketua dan 5-14 anggota dengan masa jabatan 5 tahun.            

PSC bertanggung jawab dalam hal pengangkatan, promosi, pemindahan, pemberhentian dan penegakan disiplin terhadap para pegawai negeri. Adapun dua fungsi yang dijalankan oleh PSC adalah:

a.    Fungsi menurut undang-undang

1.    Mengangkat dan mempromosikan Top Talent.

PSC berwenang mengangkat pegawai di administrasi layanan, sebagaimana pengangkatan dan  promosi untuk jajaran manajemen senior yang merupakan tonggak karir utama di Public Service. Fungsi ini adalah untuk meyakinkan bahwa orang yang dipilih untuk suatu pekerjaan adalah orang orang yang tepat, dan proses seleksinya jujur.

2.    Mempertimbangkan banding untuk promosi.

PSC merupakan lembaga banding terakhir dalam hal pegawai negeri tidak setuju dengan keputusan yang diambil oleh dewan personalia dan Dewan Banding. Hal ini memberikan check and balance terhadap keputusan yang dibuat oleh personalia. Hal ini juga untuk memberikan keyakinan bahwa PNS diperlakukan secara adil dan konsisten.

3.    Menegakkan disiplin.

PSC melakukan kontrol disipliner terhadap PNS. Hal ini untuk memastikan bahwa standar perilaku yang tinggi ditegakkan oleh para PNS.

4.    Fungsi-fungsi yang didelegasikan kepada Personnel Board

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari menajemen PNS, PSC menyerahkan beberapa fungsinya kepada dewan personalia pada tahun 1995. Namun demikian PSC tetap menjaga pengawasan terhadap sistem melalui perannya sebagai Lembaga Banding yang terakhir untuk menjaga agar tidak terjadi bias dan prasangka dalam sistem kepegawaian.

b.    Fungsi yang bukan menurut undang-undang

1.    Menyeleksi dan mengelola beasiswa PSC

Beasiswa PSC dimaksudkan untuk menarik orang-orang berbakat untuk masuk ke Singapore Public Service. Sekretariat PSC mendukung peran ini dengan mengidentifikasi dan mendidik orang-orang terbaik dan paling cerdas untuk menjadi calon-calon pemimpin pamong praja.

2.    Mengangkat dan mempromosikan Chief Executive Officer pada Statutory Board, yang memiliki grade yang sama dengan jajaran manajemen senior.

Adapun Civil Service College (CSC) merupakan sebuah lembaga pelatihan yang bersifat statutory board di bawah naungan Public Service Divison, Kantor Perdana Menteri. Dengan visi The Heart of Learning Excellence & Development for the Singapore Public Service, CSC menjalankan misi membangun masyarakat Singapura untuk pelayanan publik kelas satu.

CSC menyatukan PNS dari berbagai latar belakang dan memberi mereka kesempatan untuk terjun ke dalam jaringan untuk bertukar pandangan, membangun etos dan perspektif bersama, menciptakan lingkungan yang kondusif untuk dialog, berbagi pengetahuan dan belajar. Program-program yang disedikan CSC berfokus pada praktisi. Dengan akses ke para pimpinan public service dan manajemen lini, pelatihan-pelatihan di CSC difasilitasi oleh para praktisi yang sangat berpengalaman dan mendapatkan pengetahuan dan pengalaman langsung dari sumbernya. Melalui program-programnya, CSC ingin membangun komitmen dan kemampuan strategis dalam kepemerintahan, kepemimpinan, administrasi publik, dan manajemen publik menjadi suatu jaringan untuk memajukan Singapore Public Service.

Singapura mendasarkan kebijakan dalam pengelolaan PNS nya pada tujuan dan filosofi yang jelas. Dalam manajemen PNSnya, Singapura menganut 6 prinsip, yaitu: (1) kompetisi terbuka dan meritokrasi dalam seleksi dan penempatan, (2) keterbukaan dan objektivitas dalam penilaian, (3) reward dan recognition berdasarkan performance, (4) tidak memihak dan tidak dapat disuap, (5) membayar dengan ‘gaji bersih’ yang fleksibel, dan (6) transparansi dalam pemberian imbalan.

Rekrutmen dan Pengangkatan

Singapore Public Service berkompetisi dengan sektor swasta untuk memperebutkan orang-orang berbakat. Tujuannya adalah untuk menarik dan mempertahankan orang-orang berbakat untuk membangun pelayanan publik kelas satu dengan menerapkan prinsip keadilan, meritokrasi, kompetisi terbuka, dan tidak memihak dalam proses rekrutmennya. Kerangka makro disusun oleh Public Service Divison (PSD) tetapi keputusan tentang siapa yag diangkat berada di tangan Personnel Board berdasarkan kerangka makro tersebut. Kerangka makro ini antara lain memuat (1) rumusan kriteria short listing yang objektif, seperti prestasi akademik, pengalaman dan hasil tes bakat/kecerdasan (aptitude test), (2) semua calon yang memenuhi kriteria short listing harus diinterviu, (3) interviu melibatkan pejabat yang tepat, (4) keputusan pengangkatan di tangan Personnel Board atau anggota yang ditunjuk.

Setiap kementerian dan statutory board memiliki fleksibilitas untuk merekrut calon-calon pegawai yang berbakat dan dapat menyusun sendiri kriteria seleksi pegawai sepanjang memenuhi persyaratan konsisten, objektif, dan meritokratis. Mereka juga mempunyai fleksibilitas dalam mementukan kisaran gaji awal pegawai. Satu hal yang penting dan patut digarisbawahi adalah bahwa rekrutmen PNS di Singapura bebas dari batasan umur. Dengan mengadopsi praktek pengangkatan pegawai yang ramah usia dan lebih mengutamakan talenta daripada umur, maka seorang calon pegawai diangkat berdasarkan kapabilitas, sikap/perilaku, pendidikan, pengalaman kerja dan karakternya dan bukan semata-mata karena umurnya.

Komposisi usia PNS di Singapura pada bulan Desember 2010 adalah sbb:

Usia	%
<24 tahun	8.8%
25 – 29 tahun	18.3%
30 – 34 tahun	17.9%
35 – 39 tahun	15.4%
40 – 44 tahun	10.5%
45 – 49 tahun	8.9%
50 – 54 tahun	9.3%
55 – 59 tahun	7.2%
>60 tahun	3.8%

 (sumber: http://www.psd.gov.sg)

Pemberian Kompensasi 

Problem yang sangat nyata di sebagian besar organisasi pemerintahan  adalah bahwa organisasi  seringkali harus kehilangan pegawai yang  harusnya dipertahankan, dan sebaliknya seringkali ‘terpaksa” mempertahankan pegawai yang sebenarnya tidak patut dipertahankan. Hal ini disebabkan oleh sistem penggajian dan pemberian imbalan yang berlaku bagi PNS.

Di Singapura, PNS digaji dengan harga pasar yang bersaing sesuai dengan kemampuan dan tanggungjawabnya. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan dan mempertahankan para pegawai yang berkompetensi tinggi untuk menciptakan dan memelihara pelayanan publik yang berkualitas tinggi. 

Ada 6 prinsip yang diterapkan dalam pemberian kompensasi bagi PNS, yaitu: 

(1) Sistem penggajian sesuai standar gaji yang berlaku di pasar (market rates) yang sepadan dengan     
      kemampuan dan tanggung jawabnya. 
(2) Mengikuti perkembangan gaji di sektor swasta. Sistem penggajian ditinjau ulang setiap tahun 
     sehingga selalu mengikuti perkembangan gaji di sektor swasta.
(3) Membayarkan gaji bersih (tanpa potongan-potongan).
(4) Mengganti skema pensiun dengan skema CPF (Central Provident Fund) - semacam skema 
     tabungan hari tua yang komprehensif,  dananya dapat digunakan untuk dana pensiun, pemeliharaan 
     kesehatan, kredit kepemilikan rumah, perlindungan keluarga/asuransi, investasi, dan lain-lain)
(5) Sistem penggajian fleksibel, sangat responsif terhadap perkembangan kondisi ekonomi.
(6) Memperkuat keterkaitan antara gaji dan kinerja. Penggajian pegawai sangat tergantung kepada 
     kinerja pegawai yang bersangkutan. Penilaian kinerja dilakukan oleh atasan langsung, dengan  
     menilai kinerja pegawai dalam hal teamwork,  output pekerjaan, kualitas pekerjaan, kemampuan 
     organisasional, reaksi terhadap tekanan, rasa tanggung jawab, kualitas pelayanan, pengetahuan dan 
     aplikasinya, serta kualitas kepemimpinan.

            Komponen gaji terdiri dari komponen tetap dan komponen tidak tetap. Ketika kondisi ekonomi kurang bagus, komponen tidak tetap seperti bonus tahunan akan dikurangi. Dan jika ekonomi tetap memburuk, maka bonus bulanan juga akan dikurangi, bahkan dihapus. Bonus tambahan akan diberikan kepada pegawai yang kinerja dan perilakunya memuaskan dan bonus yang lebih tinggi akan diberikan kepada pegawai yang kinerjanya luar biasa. Fleksibilitas dalam pemberian imbalan membuat para pegawai merasa dihargai dan mereka merasa puas menjadi PNS.

Manajemen Kinerja

Penilaian kinerja dilakukan dengan tujuan untuk mengenali orang-orang berbakat sedini mungkin, untuk mengembangkan lebih lanjut kekuatan/kelebihan pegawai, untuk memberikan penghargaan atas kinerja yang bagus, dan untuk memberikan umpan balik guna memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada.

Sistem penilaian PNS dikenal dengan istilah 2P, yaitu pegawai dinilai berdasarkan Performance (kinerja) dan Potensi untuk mengerjakan tugas-tugas pada level yang lebih tinggi, yaitu dua level di atas tugasnya saat ini. Untuk penilaian performance (kinerja), faktor yang dinilai adalah Teamwork (kerja tim), output pekerjaan, kualitas pekerjaan, kemampuan organisasional, reaksi terhadap tekanan, rasa tanggung jawab, kualitas pelayanan, pengetahuan dan penerapannya, dan kualitas kepemimpinan. Adapun penilaian yang diberikan diberi rating A, B, C, D, dan E (A paling baik, E paling buruk). Sedangkan penilaian terhadap potensi dimaksudkan untuk memperkirakan sejauh mana seorang pegawai bisa bekerja dalam jangka panjang, mengidentifikasi kemungkinan-kemungkinan pelatihan dan pengembangan, merencanakan peluang pengembangan karir, dan merencanakan suksesi dalam organisasi. Untuk penilaian terhadap potensi yang dinilai adalah kualitas personal secara keseluruhan, yang meliputi kualitas intelektual (kekuatan analisis, kreatifitas dan inovasi, kesadaran terhadap realitas), orientasi pada hasil (motivasi berprestasi, sensitivitas politis, ketegasan), dan kualitas kepemimpinan (kemampuan memotivasi, mendelegasikan, komunikasi dan konsultasi).

Penilaian tersebut diberi peringkat berdasarkan kinerja dan potensinya. Apabila ada dua orang pegawai memiliki kinerja yang sama, maka yang nilai potensinya lebih tinggi akan mendapatkan peringkat lebih tinggi dan akan mendapatkan promosi lebih cepat.

Pelatihan bagi PNS

Pelatihan merupakan salah satu sarana untuk mengembangkan kapasitas dan kompetensi pegawai. Dalam mengembangkan SDM PNS melalui pelatihan, Pemerintah Singapura menerapkan kebijakan pelatihan sebagai berikut:

·      Setiap PNS mempunyai hak untuk mengikuti pelatihan

·      Pelatihan merupakan tanggungjawab bersama antara pegawai dan atasannya

·      Pelatihan harus memenuhi kebutuhan baik individual maupun organisasi.

·     Minimal 60% dari pelatihan harus berhubungan baik langsung ataupun tidak langsung dengan tugas 
    saat ini.

·      Setiap pegawai diberi kesempatan untuk pelatihan sebanyak 100 jam atau setara 12,5 hari per tahun.

·      Setiap kementerian dan statutory board memiliki anggaran pelatihan masing-masing.

Selain kebijakan pelatihan yang berlaku secara umum, juga ada kebijakan khusus terkait dengan training road map.  Setiap pegawai memiliki training road map masing-masing. Setiap tahun, seorang pegawai membahas kebutuhan pelatihannya dengan atasannya masing-masing. Mereka bebas memilih kursus dan program pelatihan sepanjang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan dan dapat mengisi kesenjangan pengetahuan dan keterampilan, dan bebas memilih bagaimana mereka ingin mengembangkan karirnya. Pelatihan merupakan alat untuk membangun budaya continuous learning yang memacu pegawai untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan kapabilitas, dan memastikan setiap individu pegawai mampu bekerja dalam jangka waktu yang panjang (sejak Januari 2012 batas usia pensiun adalah 65 tahun, sebelumnya 62 tahun).

        Singapura sangat memperhatikan dan mementingkan pengembangan SDM karena memandang bahwa SDM yang terampil merupakan satu-satunya faktor paling penting dalam pembangunan ekonomi suatu negara. Oleh karena itulah Singapura menginvestasikan sumber daya yang besar untuk membangun SDM nya.  Hasil yag telah dicapai dari pembangunan SDM tersebut adalah munculnya ide-ide besar setiap hari dan ini memberikan kontribusi bagi peningkatan pelayanan yang diberikan oleh pemerintah, sehingga pemerintah bisa melakukan penghematan ratusan juta dolar setiap tahunnya. 

            Saat ini kita masih terus melanjutkan agenda reformasi birokrasi, yang salah satunya pilarnya adalah peningkatan manajemen SDM. Kita semua tentu mengharapkan bahwa perbaikan yang dilakukan tidak hanya menyangkut kompetensi SDM, assessment center, pola mutasi, peningkatan disiplin, dan remunerasi, tetapi juga adanya pola karir yang lebih jelas, aturan-aturan kepegawaian yang lebih humanis, sehingga kita semua merasa enjoy dan puas bekerja sebagai PNS, serta memiliki kebanggaan menjadi PNS sehingga bisa memberikan kontribusi yang lebih besar bagi pembangunan negeri ini. Semoga tulisan ini bisa memberikan inspirasi bagi kita semua.

Referensi:

A.J., Sjahrill. 2011. Human Resource Management and Development for a Changing Public Service. Singapura: Civil Service College.

Situs resmi Public Service Division, Prime Minister’s Office, Singapore: http://www.psd.gov.sg

Situs resmi Civil Service College, Singapore: http://www.cscollege.gov.sg