Leading Change

Bagimana Memimpin Perubahan?

‘Transformasi adalah tentang penciptakan masa depan dan bukan sekedar menyempurnakan masa lalu.”

Organisasi akan selalu mengalami dinamika perubahan, baik yang disebabkan dari dalam maupun dari luar organisasi. Perubahan tidak harus terjadi begitu saja, namun perubahan harus bisa dikelola dengan baik. Manajemen perubahan diperlukan dalam rangka membantu proses perubahan menjadi lebih terarah. Artikel ini membahas bagaimana perubahan harus dilakukan, strategi yang dapat digunakan dalam proses perubahan, serta membahas kunci sukses dalam memimpin perubahan.

Tantangan Transformasi secara umum

Pemicu perubahan adalah kekuatan yang memaksa organisasi untuk berubah, artinya bahwa organisasi tidak bisa tetap seperti sekarang. Pergeseran yang menyebabkan tuntutan perubahan  dalam organisasi  dan dunia kerja, antara lain:

DARI

MENUJU

Pasar lokal, operasi lokal	Pasar global, operasi global
Pekerjaan manufaktur, administrasi	Pelayanan, pekerjaan berbasis pengetahuan
Hirarki	Jejaring kerja
Perantaraan, tatap muka	Akses langsung, hubungan virtual
Kepatuhan terhadap otoritas formal	Mempertanyakan otoritas formal
Stabilitas, efisiensi, kontrol	Perubahan, kreativitas
Pekerjaan full time	Pekerjaan part-time dan proyek
Shareholders value	Stakeholders value
Pekerjaan dikerjakan oleh pekerja	Pekerjaan dikerjakan oleh banyak kontributor
Tempat kerja tetap	Tempat kerja beragam
Hak prerogratif manajemen	Tanggung jawab sosial
Pelayanan yang loyal	Pengetahuan dan keterampilan yang marketable
Tenaga kerja kulit putih	Tenaga kerja dengan beragam warna kulit dan usia
Kinerja keuangan	Beberapa bottom lines
Get a job	Get a life

Untuk mengantisipasi perubahan tersebut, sebuah organisasi membutuhkan seorang pemimpin. Menurut John Kotter, kepemimpinan adalah tentang menghadapi perubahan. Seorang pemimpin harus fokus pada perubahan dan inovasi, fokus pada visi organisasi, fokus pada strategi dalam mengambil risiko yang diperhitungkan, dan fokus pada nilai-nilai dan martabat manusia.

Sejumlah penelitian membuktikan bahwa lebih dari 75% upaya perubahan gagal karena kegagalan untuk fokus pada isu manusia, antara lain:

1. Resistensi dari karyawan : 82%
2. Kurangnya dukungan : 72%
3. Ekpektasi yang tidak realistis : 65%
4. Tim yang kurang terampil : 44%
5. Tidak adanya perencanaan perubahan organisasi : 43%
6. Silo-silo/pengkotak-kotakan secara horisontal : 41%

Orang akan resisten terhadap perubahan apabila mereka tidak memahami implikasi dari perubahan itu dan persepsi bahwa mereka akan mengorbankan lebih banyak daripada apa yang akan mereka dapatkan. Reaksi orang terhadap perubahan dapat dilihat dari 2 jenis karakteristik manusia, yaitu manusia emosional dan manusia rasional.  Pada manusia emosional,  reaksi yang dapat diamati adalah feel (merasakan), commit (mempercayai), dan act (bertindak). Sedangkan pada manusia rasional, maka akan terjadi  proses analyse (menganalisis), understand (memahami), dan decide (memutuskan). 

Hal yang perlu diingat adalah bahwa sangat lazim menemukan hal-hal di bawah ini ketika terjadi perubahan:

1. merasa canggung
2. yang dipikirkan pertama kali adalah  tentang ‘kehilangan’
3. merasa sendirian
4. hanya menangani perubahan-perubahan besar
5. memiliki tingkat kesiapan yang berbeda-beda ketika menghadapi perubahan
6. khawatir tentang sumber-sumber daya yang dibutuhkan
7. cenderung ingin kembali ke perilaku yang lama.

5 Hal yang Dipengaruhi oleh Perubahan

Perubahan mempengaruhi orang dalam 5 hal, yaitu:

1. Control : perubahan mengganggu perasaan sadar atau bawah sadar dari kontrol yang telah dibantuk pada kondisi saat ini.
2. Confidence :  megakibatkan kurangnya kepercayaan diri dalam cara kerja yang baru atau pada kondisi mendatang
3. Comfort : mengganggu kenyamanan dari cara kerja dan hubungan yang telah dibangun
4. Competence :  menciptakan kecemasan dengan memaksa orang untuk mempelajari keterampilan-keterampilan yang masih asing.
5. Capacity : Orang merasa mereka telah mencapai ‘batas untuk perubahan’ dan inisiatif perubahan yang spesifik mendorong mereka untuk melewati batas itu.

3 Fase Perubahan

Dalam perubahan ada 3 fase yang terjadi, yaitu:

1. Current State (Kondisi saat ini), yaitu proses, struktur organisasi, teknologi, orang-orang, dan budaya organisasi. Misalnya cara organisasi melakukan aktivitasnya saat ini, termasuk proses, struktur organisasi, teknologi, masyarakat, dan budaya.

2. Transition Periode (Masa Transisi), yaitu masa antara kondisi saat ini dan kondisi masa depan. Organisasi seringkali mengabaikan masa transisi ini. Dalam masa transisi ada siklus yang harus dilalui,  yang terdiri dari 3 fase, yaitu:

1. Fase 1: Ending, losing, letting go

Setiap transisi diawali dengan mengakhiri sesuatu yang lama. Ketika perubahan  terjadi orang meninggalkan hal-hal dan cara-cara yang lama, dan mencari cara-cara yang baru.

2. Fase 2: The Neutral Zone

Zona netral adalah suatu keadaan/siatuasi yang membingungkan, ketika identitas dan situasi yang lama telah ditinggalkan , tetapi mereka belum memasuki identitas dan situasi yang baru. Walaupun zona netral bisa saja membuat tertekan/stress, tetapi  memberikan banyak peluang untuk perubahan yang kreatif.

3. Fase 3: The New Beginning

Awal yang baru akan terjadi hanya setelah kita meninggalkan hal-hal yang lama dan melalui zona netral. Dalam fase ini, orang menerima realitas perubahan dan mulai mengenali situasi yang baru.

Transisi merupakan reorientasi psikologis yang dilakukan secara bertahap yang terjadi   secara internal ketika kita mencoba beradaptasi terhadap perubahan.

3. Future State (Kondisi masa depan), misalnya cara organisasi  mengantisipasi proses kerjanya apabila perubahan diimplementasikan, meliputi proses-proses baru, struktur organisasi, teknologi, pembagian kerja, budaya yang baru.

Perubahan merupakan peristiwa. Untuk mengelola perubahan, kita harus memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan kita dan bagaimana kita akan mencapai tujuan itu.

Sedangkan transisi merupakan sebuah proses, untuk mengelola orang-orang dalam masa transisi, kita harus membantu mereka untuk bersepakat dengan perubahan.

4 Tahapan Perubahan

Tahap-tahap yang harus dilalui secara berurutan selama perubahan adalah sebagai berikut:

1. Denial (penyangkalan), ditandai dengan sikap atau komentar : ‘ini akan segera berakhir’, ‘ini tidak mungkin terjadi’, apatis, mati rasa, mengecilkan arti perubahan, acuh tak acuh/tidak peduli.

Yang harus dilakukan oleh pemimpin pada tahap ini antara lain:

§  menjelaskan perubahan tanpa mengabaikan masa lalu, mengapa perubahan dibutuhkan, apa yang harus berakhir dan bagaimana itu mempengaruhi orang-orang, dan apa yang tidak berubah.

§  Mencari tahu reaksi orang-orang

      §  Mendengarkan, mendengarkan, dan mendengarkan – memperhatikan apa yang didengar: menunjukkan kepedulian dan perhatian.

 

2. Resistence (resistensi), ditandai dengan sikap : merasa kehilangan kontrol, kekhawatiran terhadap kompetensi, kontribusi yang akan diberikan, ketidakjelasan, kehilangan fokus atau arah, tidak bisa tidur, kemarahan/pertentangan, menarik diri dari tim, dan menyalahkan.

Yang harus dilakukan oleh pemimpin pada tahap ini adalah:

§  memunculkan resistensi itu dengan mencari tahu reaksi, pertanyaan-pertanyaan, dan kekhawatiran-kekhawatiran yang dirasakan.

§  Mendengarkan, mendengarkan, mendengarkan.

§  Menunjukkan kepedulian dan perhatian serta merespon secara empatik

§  Membantu anggota organisasi untuk mengidentifikasi apa yang harus diakhiri dan apa yang tidak

§  Memberi kesempatan untuk berperan serta

§  Menyingkirkan segala sesuatu (alat, sistem, mesin) yang akan mendorong orang untuk bertahan pada hal-hal yang lama.

3. Exploration (eksplorasi), ditandai dengan kondisi: melihat peluang-peluang, mengeksplorasi alternatif, merasa ‘aku bisa melakukannya’, kreatifitas dan energi yang tinggi, terlalu banyak ide-ide baru, tidak fokus, keragu-raguan, terlalu banyak yang harus dikerjakan, mulai ‘menjadi’ sesuatu yang diinginkan di masa depan.

Pada tahap ini yang harus dilakukan oleh pemimpin adalah:

§  Terus menjelaskan tujuan dan rencana

§  Mendukung komitmen untuk perubahan

§  Mendorong orang untuk kreatif dan meminta gagasan-gagasan untuk membuat perubahan bagi diri mereka sendiri

§  Mulai melatih orang-orang dengan keterampilan-keterampilan baru yang dibutuhkan

4. Commitment (komitmen), ditandai dengan adanya: teamwork, kepuasan, rencana yang lebih fokus, kerja sama, keseimbangan, visi yang jelas untuk masa depan.

Yang harus dilakukan oleh pemimpin dalam tahap ini adalah:

§  Tetap fokus pada rencana

§  Mendukung komitmen orang-orang terhadap perubahan

§  Terus memberikan pelatihan dan mempraktekkan keterampilan-keterampilan baru

Keempat tahap itu harus dilalui secara berurutan, tidak boleh dilompati. Mungkin satu tahap tertentu berlangsung lebih lama atau lebih cepat dari tahap-tahap lainnya.  Tahap denial dan resistence merupakan tahap yang harus diwaspadai dan dipersingkat waktunya. Pada tahap denial dan resistence ini orang-orang harsu didampingi dan diberi pencerahan, karena apabila orang-orang dibiarkan berlama-lama pada tahap ini maka mereka akan semakin terpuruk lebih lama dan sulit untuk bangkit menuju ke tahap selanjutnya.

Manajemen Perubahan  dan Kepemimpinan Perubahan

Berikut ini adalah perbedaan antara manajemen perubahan dan kepemimpinan perubahan.

Manajemen Perubahan melihat perubahan sebagai berikut:                                    

·      Perubahan merupakan ancaman yang harus dikontrol

·      Perubahan dikelola melalui berbagai metode dan alat

·  Manajer perubahan yang terpilih adalah yang paling berkualitas untuk menangani perubahan

·      Is-isu dan problem-problem dapat dapat diatasi dengan tindakan-tindakan

Adapun Kepemimpinan Perubahan melihat perubahan sebagai berikut:

·      Perubahan merupakan keunggulan kompetitif yang harus dirangkul

·      Diperlukan sebuah tim pemimpin perubahan untuk memimpin perubahan

·      Memimpin perubahan harus dilakukan dengan hati dan pikiran

·      Isu-isu dan problem-problem dapat dipetakan secara proaktif

Pemimpin sangat diperlukan untuk perubahan. Menurt John Kotter, suatu tim perubahan yang hanya terdiri dari para manajer – walaupun para manajer yang hebat dan luar biasa sekalipun, akan menyebabkan sebagian besar upaya perubahan tidak berhasil. Oleh karena itu dibutuhkan pemimpin dan manajer yang bekerja bersama-sama. Kepemimpinan yang mendorong dan menggerakkan, sedangkan manajamen yang mengendalikan. Tim perubahan yang sukses membutuhkan 75% kepemimpinan dan 25% manajemen.

Bagaimana menjadi Pemimpin Perubahan?

Untuk menjadi pemimpin perubahan, hal-hal yang harus dilakukan antara lain :

1. Menginisiasi/memulai perubahan
2. Memobilisasi komitmen
3. Menciptakan kondisi-kondisi di mana perubahan dapat berlangsung dengan sukses.
4. Membuat perubahan itu terjadi. Mengelola perubahan merupakan suatu proses yang panjang, dna bukan suatu peristiwa singkat.

Perilaku kepemimpinan yang diperlukan untuk situasi perubahan dalam organisasi:

1. Menyadari pengaruh perubahan terhadap anggota organisasi
2. Memahami dampak perubahan
3. Merekam, mengenali, dan mempublikasikan keberhasilan
4. Berkomunikasi dengan sesama agen perubahan
5. Sering membantu dalma pelatihan
6. Mendorong orang lain untuk melihat perubahan itu sebagai sesuatu yang urgen, memungkinkan  untuk dicapai, dan menyenangkan
7. Mengidentifikasi dan menasehati (memberi pencerahan) kepada mereka yang menolak perubahan
8. Mengidentifikasi staf yang antusias
9. Melakukan pertemuan-pertemuan rutin dan mengadakan sesi Q&A (Questions and Asks)
10. Bekerja sama dengan Tim Perubahan
11. Mengkomunikasikan visi (atau rencana) yang jelas dan konsisten dengan komitmen
12. Memperjuangkan perubahan – mampu melibatkan orang lain
13. Memperlakukan orang-orang dengan respek
14. Menunjukkan integritas dan standar etika yang tinggi
15. Menetapkan dan meneruskan standar personal penyampaian yang tinggi
16. Tegas, terutama ketika berhadapan dengan masalah-masalah yang menantang
17. Mampu menyerasikan dan memanfaatkan peluang-peluang baru
18. Menbangun hubungan yang efektif
19. Membangun kinerja tim yang efektif
20. Secara terbuka mendorong dan mengakui kontribusi orang lain
21. Memberikan umpan balik yang konstruktif secara teratur
22. Mendorong pengembangan pribadi dan memberikan peluang-peluang yang tepat.

Tidak ada sesuatu yang tidak berubah, semua pasti akan mengalami suatu perubahan. Begitu juga dengan organisasi, yang harus mampu beradaptasi dengan lingkungannya. Dibutuhkan suatu perencanaan dalam proses perubahan, sehingga perubahan menjadi lebih terarah. Bagi seorang pemimpin, critical succes factor dapat menjadi landasan dalam mengelola perubahan. Dengan memperhatikan berbagai dimensi dalam perspektif manajemen perubahan tersebut diharapkan proses perubahan dapat dilakukan dengan sukses.

“To be successful as a change leader…. You must be the change you wish to see in the world” (Mahatma Gandhi, Indian Leader)